Vedtægter for Vallø Lokalhistoriske Arkivforening
§1 Navn, adresse og medlemmer
Stk. 1 Vallø Lokalhistoriske Arkivforening, herefter skrives Arkivet. Hjemsted i Stevns Kommune med adresse Vallø Lokalhistoriske Arkiv, Bredgade 1, 4652 Hårlev.
Stk. 2 Som medlem kan optages enkeltpersoner/én husstand og institutioner.
§2 Formål
Arkivets formål er at indsamle, registrere, journalisere og bevare arkivalier, uanset art, som er af ikke-statsligt tilhørsforhold, med tilknytning til lokalområdets borgere, foreninger, virksomheder og institutioner i fortid og nutid.
Arkivet skal stille det indsamlede materiale til rådighed for offentligheden efter de gældende regler for tilgængelighed, ved at formidle foreningens materialer på de i for tiden anvendte medier – herunder hjemmeside og anden teknologi og skal gennem udadvendt virksomhed fremme kendskabet til og styrke interessen for lokalhistorien.
Arbejdsområdet er Strøby, Varpelev, Valløby, Tårnby, Hårlev, Himlingøje, Endeslev og Vråby sogne.
§3 Indsamlet materiale
Det indsamlede materiale betragtes som offentligt eje, og dets forbliven skal garanteres. Gældende regler for tilgængelighed og lovgivning skal overholdes. Enhver kan pålægge klausul på sine indgivne oplysninger.
§4 Medlemskab af SLA
Vallø Lokalhistoriske Arkivforening skal være medlem af Sammenslutningen af Lokalarkiver (SLA) og af Lokalhistoriske Arkiver i Sydøstdanmark (LASA).
Vallø Lokalhistoriske Arkiv deltager i lokale, regionale og landsdækkende registreringssystemer, der er arrangeret eller godkendt af SLA.
§5 Bestyrelse, konstituering og forretningsorden
Stk. 1 Vallø Lokalhistoriske Arkiv ledes af en bestyrelse på 5 medlemmer.
3 medlemmer vælges på Vallø Lokalhistoriske Arkivs ordinære generalforsamling med 2 på valg lige årstal og 1 på valg i ulige årstal. Valgperiode er 2 år.
Stevns kommunalbestyrelse udpeger 1 medlem. Valgperiode er 4 år.
Arkivlederen er født medlem af bestyrelsen. Indtræder ved ansættelse og udtræder ved ansættelsens ophør.
Der vælges 2 suppleanter, 1 på valg hvert år. Valgperiode er 2 år.
Valg skal ske skriftligt, hvis blot et medlem anmoder om det. Ved stemmelighed trækkes lod.
Stk. 2 Bestyrelsens funktionsperiode gælder fra generalforsamling til generalforsamling. Bestyrelsen konstituerer sig senest 14 dage efter generalforsamlingen med formand, næstformand, kasserer og sekretær og fastsætter selv sin forretningsorden.
Formand og kasserer tegner foreningen hver for sig.
Bestyrelsesmøder afholdes efter behov og indkaldes af formanden.
Der skrives referater fra møderne.
Stk. 3 Bestyrelsen kan nedsætte arbejdsgrupper med særlige opgaver.
§6 Generalforsamling
Stk.1 Generalforsamling indkaldes af formanden med mindst 14 dages varsel til afholdelse hvert år inden udgangen af første kvartal. Indkaldelsen skal ske til medlemmer skriftligt eller elektronisk og ved annoncering i den lokale presse. 1 stemme per medlemskab.
Stk. 2 Forslag til behandling på generalforsamlingen skal sendes til og være modtaget skriftligt af bestyrelsens formand senest 8 dage før generalforsamlingen.
Stk. 3 Generalforsamlingen har følgende dagsorden:
- Valg af dirigent
- Valg af 2 stemmetællere
- Valg af referent
- Formandens beretning, der sættes til godkendelse af generalforsamlingen
- Arkivlederens beretning, der sættes til godkendelse af generalforsamlingen
- Kassereren fremlægger til godkendelse af generalforsamlingen:
a. Bilagskontrolleret regnskab
b. Forslag til budget
c. Forslag til kontingent - Behandling af indkomne forslag
- Valg til bestyrelsen. Valgperiode 2 år
- 2 medlemmer i lige år
b. 1 medlem i ulige år
c. 1 suppleant hvert år
9 Valg af bilagskontrollanter. Valgperiode 2 år. 1 bilagskontrollant hvert år
10 Valg af 1 bilagskontrollantsuppleant. På valg hvert andet år
- Eventuelt
§7 Ekstraordinær generalforsamling
Beslutning om ekstraordinær generalforsamling sker ved skriftlig henvendelse fra 10 % af medlemmerne eller efter bestyrelsens beslutning. Varsel og form følger § 6, stk. 1.
§8 Økonomi
Stk. 1 Vallø Lokalhistoriske Arkiv drives for midler tilvejebragt gennem tilskud fra Stevns kommune, kontingent og evt. støtte fra fonde.
Stk. 2 Arkivets regnskabsår er kalenderåret. Regnskabet revideres af generalforsamlingsvalgte bilagskontrollanter, der til enhver tid har adgang til regnskaberne. Pengemidler, som foreningen råder over, skal indestå på en dertil oprettet konto i et pengeinstitut.
Stk. 3 Budget udarbejdes af arkivleder og kasserer, og de er ansvarlige for overholdelse heraf.
§9 Arkivleder og frivillige
Stk. 1 Bestyrelsen vælger efter ansøgning en arkivleder. Arkivlederen er ansvarlig for arkivets drift, samlingernes tilstand og deres benyttelse i henhold til SLA’s standardinstruks for arkivledere. Arkivlederen fungerer som forretningsfører med regnskabsmæssige beføjelser i samarbejde med kassereren.
Stk. 2 Bestyrelsen knytter de øvrige frivillige medarbejdere til Arkivet i samråd med Arkivlederen.
§10 Ansvar for arkivsamling
Bestyrelsen har sammen med Arkivlederen ansvar for, at arkivets samlinger opbevares betryggende, er forsvarligt registreret, og offentligt tilgængelige, dog skal SLA’s tilgængelighedsregler respekteres.
Bestyrelsen har ansvaret for, at SLA’s minimumskrav til arkivdrift overholdes.
§11 Arbejdsplan
Bestyrelsen godkender en arbejdsplan efter oplæg fra Arkivlederen og er ansvarlig for overholdelsen heraf.
§12 Ophør
Stk. 1 Ophører Vallø Lokalhistoriske Arkivforening, skal samlingerne anbringes efter nærmere aftale med kommunalbestyrelsen i samråd med SLA, så samlingerne forbliver i offentligt eje og den fremtidige offentlige tilgængelighed er garanteret.
Stk. 2 Beslutning om foreningens opløsning kræver vedtagelse på 2 generalforsamlinger, hvoraf den første skal være ordinær. Varsel efter § 6 stk. 1.
Beslutningen skal træffes med mindst ¾ flertal af de fremmødte.
Stk. 3 Eventuel formue overføres til andet lokalhistorisk arbejde efter indstilling fra Bestyrelsen til Stevns Kommunalbestyrelse.
§13 Ikrafttræden
Vedtægterne træder i kraft, når de er godkendt af SLA.
Disse vedtægter kan ændres på en generalforsamling jævnfør bestemmelserne i § 6 stk. 2. Ændringer godkendes ligeledes af SLA.
Disse vedtægter er vedtaget på generalforsamling d. 24. marts 2022.
Således vedtaget på Vallø Lokalhistoriske Arkivforenings stiftende generalforsamling d. 25. april 2018. Ændret på ordinær generalforsamling d. 11. februar 2020.
Formand Dirigent